Четкой тенденцией последних лет в отечественной фармацевтической отрасли становится все более широкое использование арендованных фармацевтических складов. Это связано и с ужесточением требований органов надзора к фармскладам, и с общим усложнением складских технологий, и с потребностью современного бизнеса в гибкости при введении изменений. Даже компании, имеющие возможности для организации собственных складов (например, владеющие собственной территорией, помещениями и т. д.), прибегают к услугам арендуемых складов, т. к. организовать и сертифицировать современное высокотехнологичное складское хозяйство с учетом непростых отраслевых требований весьма проблематично. Что уж говорить о компаниях, не имеющих собственных площадей? Аренда позволяет гибко управлять как используемыми площадями, так и их географическим расположением. Сам складской бизнес в фармотрасли выделяется в отдельную подотрасль — наравне с фармацевтическими производителями, импортерами, дистрибьюторами и аптечными сетями. Как это обычно и происходит, увеличение степени технологической сложности ведет к узкой специализации.

Однако использование удаленного арендованного склада — это не просто аренда площадей. Переход к хранению фармпродукции на арендованных складских площадях влечет за собой существенные изменения бизнес-процессов, документооборота и информационных технологий компании. По сути, речь идет об организационных изменениях.

Что представляет собой современный фармацевтический склад? Он должен обеспечивать хранение каждой единицы товара в определенных условиях, для чего склад должен иметь несколько зон с разными температурно-влажностными режимами, воздухообменом и др. Отдельно должна быть предусмотрена зона для хранения нерастаможенного товара, в которой все необходимые температурно-влажностные режимы должны быть продублированы. Температурный режим должен соблюдаться также и в зонах погрузки и разгрузки (тепловые завесы). По специальному плану должны проводиться санитарно-противо­эпидемиологические мероприятия.

Из-за специфики хранящегося товара фармсклады являются объектом повышенного внимания со стороны наркозависимого населения и, соответственно, правоохранительных органов, что требует от кадровой службы и службы безопасности особого внимания и к нанимаемому персоналу, и ко всем посетителям склада, а также специфических технических и процедурных мероприятий.

Ну и, конечно, все инновации в области технологий хранения обязательно реализуются на современных фармскладах. В первую очередь это Система управления складом (СУС), обеспечивающая достоверную информацию о размещении товара по местам хранения. Причем, учитывая отраслевую специфику, наряду с данными о сериях товара, сроках годности и пр. СУС поддерживает все складские операции — от приемки и размещения в ячейках до комплектации и отгрузки. Стандартом является использование совместно с СУС технологий штрих-кодирования, что существенно ускоряет и удешевляет операции и кардинально снижает количество ошибок при движении товара (а цена каждой ошибки весьма высока).

В отечественной фарм­отрасли пока не получила распространения идущая на смену штрих-кодированию технология радиочастотных меток RFID. Однако ее появление ожидается в ближайшем будущем. Инициировать внедрение этой технологии в отрасли будут сети, т. к. только они имеют достаточный вес для того, чтобы производители начали использовать радиочастотные метки на упаковках, и именно они получат неоспоримый выигрыш от ускорения операций с товаром. Именно так когда-то произошло внедрение технологии штрих-кодирования. Также не пользуются пока популярностью автоматические штабелеры, но прогнозировать их внедрение сложно, т. к. выгоду от их применения каждый складской оператор будет оценивать индивидуально.

В зависимости от изменений товарооборота и загрузки склада оператор должен гибко управлять как размещением товара по зонам, так и размером и количеством самих зон, а также технологией обработки. Например, при интенсивных отгрузках выполняется переход на так называемую “волновую комплектацию”, когда, к примеру, до обеда в зоне комплектации собираются поставки, которые начнут загружаться в машины после обеда. После обеда комплектуются поставки на утро следующего дня и т. п. Все это требует высокой квалификации персонала склада. Ставший классическим образ малообразованного кладовщика в телогрейке уходит в прошлое.

Главный вопрос, на который вам нужно ответить себе, если вы задумываетесь о переводе логистики на арендованный склад: каким образом вы собираетесь управлять своими запасами на нем? Посредством бумажных документов и телефонных звонков или с помощью собственной информационной системы, связанной с системой управления складом через интерфейс? Позволим себе сразу же на него ответить, т. к. правильный ответ один — через собственную информационную систему. При том что известны примеры весьма уважаемых фармкомпаний, которые выбрали “бумажный” вариант управления запасами на удаленном складе, мы убеждены, что решение это временное, — и скоро и они придут к пониманию неэффективности такого варианта. Даже в отработанной системе взаимодействия со складом у обученного и опытного персонала подготовка отгрузки с учетом всех проверок, согласований (и со складом, и с покупателем, и с собственными подразделениями) и печати документов занимает в среднем полдня. А сколько она займет, если каждую отгрузку отдельно “набивают” в двух системах, а потом, по мере согласования, отдельно правят и перепечатывают, постоянно поддерживая связь по телефону? Главное даже не потраченное время (хотя оно стоит вполне ощутимых денег, если взять хотя бы стоимость сверхнормативного простоя фуры на погрузке), а качество вышеупомянутых согласований и число ошибок, вызванных присутствием человеческого фактора в этом процессе. К примеру, с покупателем согласовали замену серий товара; соответственно, изменилась цена, а складу забыли сообщить об этом; а через неделю придет рекламация от покупателя — и потребуется возврат серии с ущербом для репутации компании и т. п. При всех трудностях организации информационного обмена между системами альтернативы этому решению нет.

Выше мы отметили, что переход на использование удаленного арендованного склада сопряжен с изменениями бизнес-процессов и документооборота. Обсудим теперь подробнее, насколько существенными могут быть эти изменения. А попутно будем делать для себя выводы о том, что нужно учесть в договоре со складским оператором, чтобы благополучно пережить эти изменения и достичь поставленных бизнес-целей.

Вывод 1: Договор со складом (хранителем) должен предусматривать не только услуги хранения и обязательства сторон, но и необходимый информационный сервис — интерфейс для обмена данными между системами, разработку и внедрение этого интерфейса в определенные сроки, требования к качеству данных.

Изменения ваших бизнес-процессов будут зависеть от исходного состояния, в котором бизнес находится к моменту перевода логистики на удаленный арендованный фармсклад. Для представительства иностранного фармпроизводителя, не имеющего в России никаких складов и запасов, но решившегося в силу расширения бизнеса открыть здесь полноценное ООО, это будет один путь: складские бизнес-процессы должны будут появиться в его бизнесе “с нуля” наряду с процессами управления запасами, таможенной очистки и др. Для отечественного фармпроизводителя, имеющего собственные заводские склады, но заинтересованного в аренде склада, это будет иной путь: часть складских процессов уйдет из его бизнеса, а часть изменится — и существенно, при том что какие-то процессы добавятся. Если раньше локальный производитель просто грузил продукцию со своего склада, то теперь появляются новые бизнес-процессы: завоз на удаленный склад, регистрация приемки на удаленном складе, отгрузка с удаленного склада, учет запасов в пути, сверка запасов с удаленным складом и др.

Итак, в логистике удаленного склада есть два основных бизнес-процесса — пополнение запаса и отгрузка. Для того чтобы склад мог успешно их выполнить, необходимо направить ему электронный документ — “поставку” (входящую поставку для приемки на склад, исходящую — для отгрузки) — с номенклатурой, количествами и другими атрибутами перемещаемых товаров. Склад обязан выполнить движение материала на основании документа поставки и прислать нам подтверждение выполненной операции. Мы в своем учете на основании этого подтверждения регистрируем факт движения товара. Внешне все просто. Как обычно, все проблемы кроются в деталях.

1. Синхронизация справочников. Чтобы склад успешно отработал по нашему электронному документу, и мы могли правильно понять вернувшееся подтверждение, склад и мы должны работать с одинаковыми кодами справочников товаров и покупателей. Это кажется простым и очевидным, но если бизнес-процесс синхронизации справочников не будет продуман, внедрен и отработан, то ничто не будет работать. Необходим надежный механизм (организационный ли, технический ли), который при появлении нового покупателя или товарной позиции гарантированно обеспечит своевременное пополнение справочника в складской системе. При этом “ведущей” в процессе ведения справочников должна быть ваша корпоративная система.

Вывод 2: Договор со складом должен предусматривать синхронизацию справочников в системах (в принципе, это может быть прописано и не в договоре, а в ТЗ на интерфейс; в этом случае договор должен на него ссылаться).

2. Представитель на складе. При выполнении отгрузок на удаленном складе вам придется выдавать документы со своей печатью и подписью своего представителя. Желательно также отгрузочные документы (накладную, счет-фактуру, ТТН, сертификаты соответствия, паспорты качества и пр.) печатать самостоятельно из своей корпоративной системы. Для этого вам на арендованном складе, как минимум, понадобится свой представитель, обеспеченный доступом в вашу корпоративную сеть. Кроме того, он же будет осуществлять контроль соблюдения складом условий хранения продукции.

Вывод 3: Договор со складом должен предусматривать наличие вашего представителя, оговаривать его права и полномочия по контролю условий хранения, а также операций погрузки/разгрузки, обеспечение его рабочим местом, доступом к телекоммуникационным каналам, возможностью размещения необходимой оргтехники.

3. Нештатные ситуации. Если в ответ на вашу входящую или исходящую поставку вместо подтверждения пришло сообщение о том, что поставка не выполнена или выполнена, но с другим количеством, или товаром, или серией, то бизнес-процесс должен предусматривать для каждой возможной нештатной ситуации четкие действия. И эти действия должны быть заранее разъяснены и людям и системам (т. е. в системах должны быть предусмотрены соответствующие алгоритмы). По нашему опыту таких нештатных ситуаций насчитывается несколько десятков. Каждая из них должна быть протестирована и описана в инструкции исполнителя для обеих сторон — вашей и складской. Но если ситуацией на своей стороне вы более или менее можете управлять, то насколько качественно будут отработаны эти нештатные ситуации на ответной стороне — зависит лишь от аккуратности и технологической продвинутости вашего складского оператора.

Вывод 4: Выбирая складского оператора, убедитесь в его способности обеспечить необходимый уровень сервиса. Поинтересуйтесь у него опытом решения описанных выше проблем. Опытных профессионалов такие вопросы не застанут врасплох.

4. Сверка запасов и инвентаризация. Если произошло нечто, описанное в п. 3 как “нештатная ситуация”, то в большинстве случаев это результат расхождений в вашем учете и учете складского оператора или в вашем учете и физическом наличии товара на складе. Как бы совершенны ни были бизнес-процессы, рано или поздно возникают ошибки. И в какой-то момент выяснится, что какого-то товара в какой-то серии на складе не столько, сколько вы и/или ваш складской оператор думали. Чтобы этот неприятный сюрприз не случился в момент отгрузки, необходимо своевременно производить операции сверки запасов и инвентаризации.

Начнем с инвентаризации. Поскольку ваш запас находится у хранителя, и данными о размещении по местам хранения вы не располагаете, то было бы логично, если бы хранитель выполнял для вас работы по инвентаризации на своем складе. Инвентаризация — очень утомительная и трудоемкая процедура, поэтому есть смысл поручить ее профессионалам. Но любая инвентаризация связана с блокированием склада или как минимум его части; поэтому вам с хранителем необходимо договориться о технологии инвентаризации (полная (на дату), непрерывная, периодическая, выборочная) и сроках блокирования склада или его участков (в последнем случае нужно знать, на какие участки хранитель разобьет свой склад).

Вывод 5: Договор со складом должен оговаривать технологию и сроки проведения плановых инвентаризаций, а также основания и технологию проведения внеплановых инвентаризаций. Оптимально, если хранитель будет предоставлять собственные инвентаризационные бригады и не будет слишком ограничивать вас в возможностях внеплановых инвентаризаций. Договор должен предусматривать возможность и правила доступа владельца запаса к своим товарам для осмотра.

В отличие от инвентаризации, сверка запасов — задача значительно более простая; она заключается в сравнении данных в двух системах. Ее можно и нужно максимально автоматизировать, чтобы без труда проводить ежедневно. В этом случае самым сложным останется разбор выявленных расхождений. Если придерживаться правила, что инвентаризация будет проводиться складом и в его СУС, то данные о запасах в СУС следует считать более достоверными. Выявленные расхождения придется исправлять в нашей системе (ERP). Тем не менее для каждого случая придется выяснять причины расхождений.

Вывод 6: С хранителем следует договориться об обязательной сверке запасов, для чего обязать его выполнить свою часть работ по автоматизации этой операции.

5. Потери, излишки, пересортица, брак, блокирование запасов. Не бывает хранения без потерь. Товар может испортиться, повредиться; может истечь срок его годности. Серия может быть признана бракованной. Из-за ошибок при выполнении складских операций может возникнуть пересортица. Все эти операции должны своевременно отражаться в учетах — как вашем, так и хранителя. Перевод товара в брак/неликвид является компетенцией его хозяина. Хранитель при выявлении повреждения / порчи / пересортицы / недостачи / излишка должен перевести выявленный товар в статус блокированного во избежание случайной выдачи потребителям и сообщить об этом хозяину. Хозяин должен выслать хранителю электронное распоряжение о том, как следует поступить со спорным запасом.

Вывод 7: Электронный обмен информацией должен предусматривать обработку недостач, излишков, пересортицы, брака, причем решение по спорному запасу принимает хозяин товара; хранитель должен блокировать (во избежание отгрузки) выявленный им спорный запас до получения решения хозяина о том, как с этим товаром следует поступить.

Важный вопрос, который должен быть оговорен с хранителем, — это его ответственность за порчу или утрату товара. В принципе, имеет смысл работать только с теми хранителями, у которых такие случаи чрезвычайно редки. В этом случае в общем-то непринципиален объем ответственности: компенсация стоимости товара по себестоимости, в отпускных ценах (в каких? обычно имеется несколько прайс-листов) или как-то еще. Важен сам принцип ответственности.

Вывод 8: Необходимо оговорить с хранителем ответственность за порчу/утрату товара, в т. ч. из-за несоблюдения условий хранения.

6. Выбор серий. При подготовке отгрузки неизбежно возникает вопрос о выборе серии. Наиболее простое и очевидное решение — отгружать всегда самую старую (с минимально допустимым сроком годности) серию. Это правило слишком просто и очевидно, чтобы быть универсальным. Хочется предостеречь от желания некоторых компаний внедрить это правило и обязать своего хранителя ему следовать. Хотя хранители, располагая современной СУС, достаточно технологичны, чтобы уверенно предлагать своим клиентам сервис по выбору серий для отгрузки, пользоваться этим не рекомендуется; лучше оставлять комплектацию исходящих поставок за собой. Комплектацию поставки не всегда можно поручить алгоритму; во многих случаях это — искусство логистики и ведения переговоров. Одного вашего клиента может устроить серия с остаточным сроком годности 50%, а другого — нет. Кому-то придется дать скидку, чтобы он забрал такую серию. Для кого-то важно, чтобы в поставке не было маленьких кусочков серий, а с кем-то вы договоритесь, что он заберет все ваши остатки серий. Эту работу с покупателями за вас не сможет проделать склад.

Вывод 9: Комплектация поставки покупателю и подбор серий — это ваша работа, а не склада.

Информационный обмен со складом, соответственно, должен быть ориентирован на передачу информации о сериях от вас хранителю.

7. Распространение образцов и маркетинговых материалов. Важнейший инструмент продвижения на фармрынке — распространение образцов продукции. Никто также не обходится без оборота (заказа, хранения, распространения) маркетинговых материалов: листовок, сувениров, брошюр и пр. У каждой фармкомпании эти бизнес-процессы работают давно — и часто настолько привычно и незаметно, что при решении вопроса о переводе товарооборота на арендованный склад об этих процессах забывают. На самом деле, на арендованном складе эти процессы не смогут происходить так же, как они происходили на своих складах. Арендованный фармсклад, скорее всего, будет узкоспециализированным, ориентированным и оптимизированным под палетное хранение. Попытка заставить его обрабатывать другие продукты, вскрывать палеты и коробки, заниматься рассылкой посылок с образцами и листовками приведет, скорее всего, к неоправданно высокой стоимости этих услуг.

Вывод 10: Решая вопрос о переходе на арендованный склад, не забудьте продумать процессы оборота образцов и маркетинговых материалов.

8. Смена хранителя и стандартизация интерфейса. Из всего вышесказанного видно, что переход на арендованный склад, отработка взаимодействия и информационного обмена с хранителем — сложная и серьезная работа, которая занимает, как минимум, полгода. По завершении ее фармкомпания со своим хранителем будет связана прочной “пуповиной”, основанной и на интерфейсе между системами, и на сложившихся процессах работы. Но мы работаем в условиях свободного рынка — и рано или поздно может возникнуть потребность в смене складского оператора или поиске еще нескольких. Это важно во избежание зависимости от поставщика услуг и необоснованного завышения тарифов. Даже, может быть, важна не столько смена оператора, сколько сама ее возможность. С одной стороны, это непросто, поскольку для обеспечения взаимодействия был выполнен немалый объем программных разработок, и на отладку взаимодействия между людьми ушло немало времени. “Один в один” на нового хранителя все эти наработки перенести не удастся — и придется отчасти повторить пройденный путь заново. С другой стороны, если компания однажды прошла этот путь, то в случае необходимости пройдет его еще раз, причем гораздо быстрее. Для обеспечения гибкости фармкомпаниям при выборе хранителя и для развития открытого рынка фармацевтических складских услуг было бы целесообразно создать отраслевой стандарт межсистемного интерфейса. На первый взгляд, открытость интерфейса невыгодна хранителям, т. к. создает условия для ухода от них клиентов. Но, думается, более дальновидные складские операторы поддержат эту идею, поскольку, с другой стороны, это открывает для них возможность пополнения своей клиентской базы. Складские операторы, не боящиеся конкурировать честно, должны быть заинтересованы в снятии технологических препятствий для конкуренции. Кроме того, наличие стандартизованного открытого интерфейса облегчит и ускорит приход на склады новых клиентов, которых сейчас отпугивает техническая сложность этого мероприятия.

Независимая консалтинговая компания BearingPoint оказывает консультационные услуги по комплексной оптимизации бизнес-процессов и реорганизации бизнеса для фармацевтических компаний с учетом отраслевой специфики — валидации в соответствии со стандартами GxP и ГОСТ Р и требованиями лицензирующих и надзирающих органов к производству и логистике.

Клиентами BearingPoint являются такие крупнейшие фармкомпании, как Sanofi-Aventis, Sanofi-Synthelabo, STADA, Biotest AG, Boehringer Ingelheim, Hospira, Merck KGaA, Pfizer Gmbh, GSK, Gerard Labs, Generics Ltd., Johnson & Johnson, Siemens AG Medical Solutions, Ipsen.